会社の業務効率化は、業績に関わる部分です。
そのため、都度定期的な見直しをしておかなければいけません。
また、昨今テレワークの導入による、業務効率化として進める対策も変わってきました。
そこで今回は、業務効率化の例を6つ紹介します。
スタッフが働きやすい環境を、改めて見直してみましょう。
業務効率化参考例6つ
業務効率化の例として、6つを紹介します。
- ミーティングスペースの確保
- オンラインミーティング用ブースの設置
- デスクレイアウトの見直し
- ホワイトボード・ディスプレイ付きスペース
- 業務自動化システムの導入
- 休憩スペースの設置
会社の規模によっては今すぐできないものもありますが、すぐにできるものは、ぜひ行ってみてください。
それぞれがなぜ必要なのか、どのようなメリットが生じるのか、以下で解説します。
ミーティングスペースの確保
社員が数名いる場合は、ミーティングスぺ―スの追加確保を行いましょう。
社員が数名いると「〇時～〇時まで使用」といったように、ミーティングスペースを使用できる時間が限られ、予約制になる場合がほとんどです。
しかし、ミーティングは相手先の都合も関係するため、予約制になると、それだけ打合せが後ろにズレてしまいます。
ミーティングスペースを増やせば、社員が自由な時間にミーティングを行うことができ、業務効率化につながるでしょう。
オンラインミーティング用ブースの設置
リモートワークが増えている昨今では、オンラインミーティング用ブースの設置も、業務効率化につながります。
オンラインミーティングブースがない場合、周りに人がいる状況、または通常のミーティングスペースを使用しなければいけません。
そのため、業務に支障をきたしてしまう可能性があります。
また、オンラインミーティング用ブースを設置すれば、在宅で仕事しているスタッフのサポートを行いやすくなるでしょう。
デスクレイアウトの見直し
デスクレイアウトは、都度見直しを図りましょう。
意外とデスクレイアウトは、見落としがちな部分です。
ただし、デスクレイアウトによっては、業種によって働きやすい形が異なります。
業種に合わせて、効率的なデスクレイアウトを考えましょう。
ホワイトボード・ディスプレイ付きスペース
ホワイトボードやディスプレイ付のスペースは、ミーティングの活性化につながります。
ホワイトボードを置くことで打合せの内容を視覚化でき、ディスプレイを置くことで、リモートでのミーティング参加も可能です。
また、ディスプレイは資料を共有するためにも使えます。
ペーパーレス化にもつながるので、導入しておくと良いでしょう。
業務自動化システムの導入
事務作業は、業務自動化システムを導入しましょう。
昨今では、会計や勤怠管理システムなど、多くの業務自動化システムがあります。
導入に一時的な費用はかかりますが、今後に向けた大幅なコスト削減につながります。
事務作業などに時間をとられている会社であれば、業務自動化システムは導入するべきでしょう。
おすすめの勤怠管理システムに関しては、以下の記事で解説しています。
休憩スペースの設置
デスクワークの多い企業であれば、休憩スペースも、業務効率化につながります。
長時間のデスクワークは、社員の集中力低下に繋がってしまうのです。
また、休憩のために外出してしまうと、業務に遅れが出る可能性があります。
そのため、社内に休憩スペースも必要です。
企業に合わせた業務効率化
業務効率化対策は、会社の規模によって考えていきましょう。
100人近い従業員数の場合であれば、今回紹介したような業務効率化対策を検討してみてください。
反対に、従業員数の少ない中小企業の場合であれば、オフィスをなくす選択肢も検討してみると良いでしょう。
レンタルオフィスやバーチャルオフィスを導入すれば、オフィス自体にかかるコストを削減できます。
弊社ライズオフィスでは、レンタルオフィス・バーチャルオフィス共にご用意しておりますので、ぜひ検討してみてください。
上記のように悩まれている人は、ぜひ利用をご検討ください。
| レンタルオフィス | バーチャルオフィス | |
| 初期費用 | 無料 | 無料 |
| 月額費用 | 25,300円～ | 2,750円～ |
| 住所 | 渋谷表参道・赤坂・青山・麻布十番 | 渋谷表参道・青山・麻布十番・飯田橋 |
| 登記 | 可能 | 可能 |
| 銀行口座作成 | 可能 | 可能 |
| 資金調達 | 可能 | 一部可能 |
| 許認可免許取得 | 不動産・古物商・酒販業・人材紹介業・外国人法人登記就労ビザなど | 不可 |
