バーチャルオフィスのよくあるトラブルと対処法

2023年7月7日

バーチャルオフィスは住所だけを借りられる便利なオフィスです。

実際にオフィス自体があるわけではないため、格安でレンタルできます。

しかし、実態がないことからトラブルに繋がるケースもあります。

今回は、バーチャルオフィスでよくあるトラブルと対処法について解説するので、これからバーチャルオフィスの利用を検討している人は参考にしてください。

解約後の住所利用

バーチャルオフィスは住所のみを利用するため、契約解除後でもうっかり住所を公開したままにしてしまうケースがあります。

場合によっては、郵送物などがバーチャルオフィスに届いてしまいトラブルに発展してしまいます。

契約内容によって異なりますが、使用料金を請求される可能性があるので注意しなければいけません。

解約トラブルについては、必ず利用者がしっかり管理するようにしてください。

契約を解除する場合は、具体的にいつまで住所の利用が可能かを確認しておきましょう。

もし次のオフィス住所が決まっているならば、残りの期間ぎりぎりまで使わずに、早い段階で公開している住所を変更してください。

実態のないバーチャルオフィスですが、基本的に郵送物は受取可能です。

ただし、バーチャルオフィスの運営会社が受け取って利用者様へ転送する形になるためタイムラグが生じます。

そのため、契約書のやり取りに遅れが生じてしまったり、期間が定められている書類の返送に間に合わなかったりするなどのトラブルが起きる場合があるのです。

郵送物のトラブルをなくすためには、バーチャルオフィスのオプションを利用しましょう。

ほとんどのバーチャルオフィスの郵送物転送は一カ月に一度になりますが、オプションを利用すれば週1回の転送も可能です。

弊社ライズオフィスでは、月額2,750円のオプションで月1回の転送から週1回の転送に変更できます。

オプションがあるかどうかは運営会社によって異なるので、郵送物のやり取りが多い場合は、事前に確認しておきましょう。

基本的には、バーチャルオフィスが理由で仕事の契約が打ち切られるようなことはありません。

しかし、BtoB向けサービスを利用できないケースはあります。

また、信用が必要になる取引になる場合に、バーチャルオフィスでは審査に通らない可能性があります。

バーチャルオフィスが理由で仕事の契約ができないケースの対処法としては、賃貸オフィスを契約していただくほかありません。

もしくは、バーチャルオフィスではなくレンタルオフィス利用することで、解決できる可能性があります。

現在バーチャルオフィスを利用している場合は、信用が重要になる取引において「バーチャルオフィスでは問題ないか？」と確認しておくようにしましょう。

会社の住所を公開していると、取引先や知り合いがフラっと訪れてしまうケースがあります。

しかし、バーチャルオフィスは実態のないオフィスであるため、来客対応はできません。

その結果、信用度が下がってしまったり怪しまれてしまったりする可能性があります。

バーチャルオフィスに来客が来てしまう場合の対処法としては、利用者側で管理していただくほかありません。

もし突然のアポなし来訪の可能性があるのであれば、事前に「オフィス住所はバーチャルオフィスである」と伝えておきましょう。

また、突然の来訪が予想できるような業種の場合であれば、バーチャルオフィスではなくレンタルオフィスの方が良いです。

レンタルオフィスであればフロントが設置されていたり来客対応していたりするケースもあります。

バーチャルオフィスは住所だけのサービスであるため、今回紹介したようなトラブルもあります。

そのため、バーチャルオフィスの利用が自社に適しているかどうか、事前に検討しておきましょう。

もしバーチャルオフィスのトラブルが予想される場合は、レンタルオフィスも検討してみてください。

弊社ライズオフィスでは、格安・一等地のバーチャルオフィス・レンタルオフィスを用意しておりますので、自社に合った方をお選びください。